Einleitung

Die automatisierte Erfassung von Fortbildungspunkten für Ärzte und Ärztinnen hat sich etwas länger schon durchgesetzt.  Damit landen die wichtigen Fortbildungspunkte auch schneller bei der Ärztekammer. Zuvor aber müssen die Fortbildungsbescheinigungen mit den Punkten erstellt und an die Teilnehmer versendet werden. Die Fortbildungspunkte im Gesundheitswesen ist ein Bestandteil der celanio Seminarverwaltungssoftware.

Die Vorteile für Sie:

  • Keine Umwege mehr über Zusatzfelder in unserer Software.
  • Kein händisches Einfügen von Veranstaltungsnummern, -punkten, Unterrichtseinheiten, Trainerunterschriften und Teilnehmerdaten in manuell erstellte Dokumente.
  • Kein einzelner Versand von Fortbildungsbescheinigungen an die Veranstaltungsteilnehmer.

So sind die Fortbildungspunkte deutlich schneller bei Ihren Teilnehmern. Mit einem Klick ist die jeweilige Fortbildungsbescheinigung mit allen Daten erstellt und an den entsprechenden Teilnehmer versendet. 
Sie sind sich sicher, dass die Teilnehmer alle Informationen erhalten und wissen stets genau, wer wann wie viel Punkte zu welcher Veranstaltung erhalten hat. Damit optimieren Sie also Ihren eigenen Prozess und nutzen die bewährte Struktur der celanio Seminarverwaltungssoftware voll aus.

Anwendungswissen

Sobald wir Ihnen die Lizenz freigeschaltet und die grundlegenden Dokumente zur Verfügung gestellt haben, fangen Sie wie folgt an:

Eingabe von Veranstaltungsnummern, Fortbildungspunkten und Unterrichtseinheiten in den Termindetails (050101)

Schnell und effektiv können Sie innerhalb einiger Mausklicks die Fortbildungspunkte in unseren Eingabefeldern verwalten.

Um die Fortbildungspunkte dazu für Ihren Veranstaltungstermin einzugeben, gehen Sie wie folgt vor:
Schritt 1: Klicken Sie im oberen Menüband auf „Abwicklung“ und dann auf „Management-Zentrale“.
Schritt 2: Finden Sie Ihren Veranstaltungstermin und klicken Sie am Ende der Zeile auf das Zahnrad und dann „Bearbeiten“.
Schritt 3: Sie finden das Eingabefeld „Veranstaltungsnummer (VNR)“ im oberen Bereich des Übersicht-Tabs. Es erlaubt 35 Zeichen.

Das Feld mit den Fortbildungspunkten und den Unterrichtseinheiten finden Sie im mittleren Bereich unter der Termineinheiten-Tabelle.


Sie können hier beliebige Änderungen vornehmen, die gespeichert werden, sobald Sie den Speichern-Button am unteren Ende der Seite klicken.


Fortbildungspunkte in Teilnahmebescheinigungen der Termindetails (Modul 050101) verwenden

Die Fortbildungspunkte, Veranstaltungsnummer und Unterrichtseinheiten geben Sie in PDF-Dokumenten aus und versenden diese dann automatisch als Anhang in E-Mails.
Um die Fortbildungspunkte dazu für Ihren Veranstaltungstermin einzugeben, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie im oberen Menüband auf „Abwicklung“ und dann auf „Management-Zentrale“.
Finden Sie Ihren Veranstaltungstermin und klicken Sie am Ende der Zeile auf das Zahnrad und dann „Bearbeiten“.
Klicken Sie auf das Dokumente-Tab und finden Sie die Teilnahmebescheinigung oder Fortbildungsbescheinigung.

Die Teilnahmebescheinigung sieht je nach spezifischer Konfiguration anders aus. Hier ein Beispiel:

Mit einem weiteren Mausklick versenden Sie es jeweils an die richtigen Teilnehmer Ihrer Veranstaltung.
Mit wenigen Klicks versenden Sie an den jeweiligen Teilnehmer seine persönliche Teilnahmebescheinigung.


So sind Sie sicher, dass jeder Teilnehmer die richtige Anzahl an Fortbildungspunkte, Unterrichtseinheiten und die richtige Veranstaltungsnummer erhält.
Wählen Sie dazu den oder die Teilnehmer, das PDF und die E-Mail-Vorlage und "Pro Empfänger eine Mail" aus.

Passen Sie die Teilnahmebescheinigung in der PDF-Konfiguration (Module 21915) selbst an

In das neue celanio Teilnahmezertifikat lassen sich eine Vielzahl von Informationen automatisch einfügen. Verwenden Sie es als klassisches Teilnahmezertifikat, als Teilnahmebescheinigung oder als Fortbildungsbescheinigung im Gesundheitswesen. Nahezu alle Texte sind über die PDF-Konfiguration leicht anzupassen. In der PDF-Konfiguration passen Sie die Fortbildungsbescheinigung selbst an. Möchten Sie beispielsweise die Dauer (UE) weglassen, entfernen Sie den Eintrag einfach in der PDF-Konfiguration. Auf diese Weise nehmen Sie kleinere Anpassungen selbst vor.

Dazu klicken Sie im oberen Menüband auf "Administration", dann "Systemkonfiguration", dann PDF-Konfiguration und klicken auf das entsprechende Dokument.
Sie finden eine große Anzahl von Konfigurationsmöglichkeiten für das Dokument. 
Eine repräsentative Auswahl dieser Konfigurationsmöglichkeiten ist:

  • Die Trainerunterschriften werden automatisch in das neue Teilnahmezertifikat eingefügt. Sie müssen einmal als Faksimile im Kontakt hinterlegt werden.
  • Auch die Unterschrift des Geschäftsführers kann so auf dem Teilnahmezertifikat angezeigt werden.
  • Das neue celanio Teilnahmezertifikat erlaubt das automatische Einfügen von einer Vielzahl von weiteren Informationen.
  • Die Namen der Dozenten, der Veranstaltungsorte sowie eine Untertitelzeile lässt sich einfügen.
  • Zudem lassen sich ärztliche Fortbildungspunkte, Unterrichtseinheiten und Veranstaltungsnummer anzeigen.
  • Auch sonstige Informationen aus den Zusatzfeldern der Veranstaltung oder des Veranstaltungstermins lassen sich leicht andrucken.
  • Eine Zeile mit der Adresse des Veranstaltungsteilnehmers lässt sich unter dem Teilnehmernamen anzeigen. Die Adresse wird wie folgt angezeigt: "wohnhaft in Straße Hausnummer - Postleitzahl Stadt - Bundesland." Der Wortlaut von "wohnhaft in" lässt sich jederzeit in der PDF-Konfiguration ändern.
  • Falls das Zertifikat über keinen Inhalt verfügt (die aus dem Eingabefeld "Inhaltsbeschreibung für das PDF-Zertifikat" im Druckdokumente-Tab des Veranstaltungsstammes stammen), wird die Überschrift "Inhalte: "auf dem Teilnehmerzertifikat nicht angezeigt.
  • Es kann ausgewählt werden, wie das Datum bei der Ortsangabe und neben den Unterschriften sich berechnet. Entweder ist es der letzte Veranstaltungstag oder der heutige Tag, das heißt, der Tag, an dem das Teilnehmerzertifikat durch einen Klick auf das PDF-Symbol erstellt wird.
  • Passen Sie die Schriftstile selbst an.

Fortbildungspunkte im Kommunikationsmanager (Modul 050700) verwenden

Die Fortbildungspunkte, Veranstaltungsnummer und Unterrichtseinheiten versenden Sie automatisch in E-Mails oder Briefen.
Dazu fügen Sie die Variablen in die entsprechenden Druckdokumente ein:

Erstellen von E-Mail-Vorlagen

Um die Veranstaltungsnummer, die Fortbildungspunkte und die Unterrichtseinheiten in E-Mails zu verwenden, begeben Sie sich in den Kommunikationsmanager.
Dazu klicken Sie im oberen Menüband auf Abwicklung und dann Kommunikationsmanager.
Im Modul Kommunikations-Manager-Modul klicken Sie auf Vorlagen und dann "→ Neue Vorlage" erstellen.
Dazu erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage mit den entsprechenden Variablen.

Ob Sie mit diesen Einstellungen ein PDF-Dokument erstellen oder eine E-Mail versenden, bleibt dabei Ihnen überlassen. Ebenso lässt sich das Briefpapier individuell gestalten und gegebenenfalls können Sie auch Bilder einfügen.

Erstellen und versenden von E-Mails und Druckdokumenten mit

Um dieses Dokument zu erstellen, klicken Sie im Kommunikationsmanager auf "→ Neue Nachricht".
Dann wählen Sie im rechten Drop-down-Menü die entsprechende Vorlage und den Empfänger aus. 
Jetzt können Sie die Vorlage erstellen oder versenden lassen.

Oder Sie erstellen eine E-Mail-Vorlage.
Falls Sie die Informationen in irgendeiner Weise an die Teilnehmer versenden.

Die E-Mail-Nachricht können Sie als HTML-Mail entsprechend formatieren.



Informationen für celanio Kunden

Wenn Sie bereits celanio Kunde sind, dann erweitern wir Ihre bestehende Lizenz. Die in der Lizenz enthaltenen Neuerungen reichen von Eingabefeldern in dem Modul Termindetails (050101), über Variablen im Modul Kommunikationsmanager (Module 21915) bis hin zum Modul PDF-Konfiguration (Module 21915). Schreiben Sie dazu eine Mail an welcome@celanio.com oder erteilen Sie den Auftrag über das Ticket-System.  Wir schalten dann die Lizenz frei und unterstützen Sie bei der erstmaligen Konfiguration der Fortbildungsbescheinigungen über das Ticket-System

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