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Ihren Über den Kommunikationsmanager verwalten Sie ihren E-Mail-Verkehr erledigen Sie über den Kommunikationsmanager. Der Kommunikationsmanager stellt sicher, dass Sie nicht von irgendeiner willkürlichen E-Mail-Adressen Adresse Nachrichten versendet versenden werden können. Deshalb stehen Ihnen an dieser Stelle verschiedene E-Mail-Adressen zur Verfügung, von denen Sie E-Mails versenden und Antworten erhalten können. Diese E-Mail-Adressen erstellen Sie bei Bedarf selbst. Zudem können Sie eine E-Mail-Adresse nur bestimmten Benutzern oder einer Gruppe von Benutzern zur Verfügung stellen. Im normalen Fall steht ihnen nur eine Systemmail-Box zu Verfügung. Auf Wunsch können wir für Sie freischalten, sodass Sie eine Wahl haben und das E-Mail vom Backend-Benutzer auch als Absender- und Antwortadresse wählen können. Diese bedeutet aber nicht, dass die Authentifizierung über E-Mail vom Backend-Benutzer getätigt wird. Dazu müssen Sie das zusätzliche Postfach erstellen.

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Ein zusätzliches Postfach erstellen

Das zusätzliche Postfach erstellen Sie in den Basisdaten .
Klicken (020900). Standardmäßig ist Ihnen nur ein zusätzliches Postfach erlaubt. Wollen Sie mehrere Postfächer verwenden, kontaktieren Sie uns und wir richten diese zusätzlichen Postfächer für Sie ein.

Schritt 1: Klicken Sie im oberen Menüband auf "Administration" und dann auf "Basisdaten".

Schritt 2: Klicken Sie auf "→ Kunden-Stammdaten: Zusätzliche Postfächer".

Um Schritt 3: Um ein Postfach hinzuzufügen, klicken Sie auf "+ E-Mail-Adresse hinzufügen".
Hier geben Sie dann die Daten ein.
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Die Checkboxen Bedeutungen sind wie folgt:

  • Ist "Antwort" angehakt, ist diese Mailbox (bzw. E-Mail-Adresse) im Drop-down-Menü "Antwortadresse" im Kommunikationsmanager auswählbar.
  • Ist "Absender" angehakt, ist diese Mailbox im Drop-down-Menü "Absenderadresse" im Kommunikationsmanager auswählbar.
  • Ist "Global" angehakt, so ist diese Mailbox Mandanten übergreifend zugreifbar.
  • Ist "mit Authentifizierung" angehakt, so können Sie die SMTP-Postfacheinstellungen für den Mailversand definieren. Damit können Sie direkt über diese Mailbox E-Mails versenden.
  • Ist "mit Authentifizierung" angehakt, so können Sie den Zugriff auf die Mailbox begrenzen, sodass nur bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen diese Mailbox nutzen können. Mehr dazu lesen Sie im nächsten Abschnitt.

Sie können auch andere Postfacheinstellungen eingeben.
Genaueres entnehmen Sie bitte der Webseite: Mail-Server.

Postfächer für einzelne Benutzer und Benutzergruppen

Ein Benutzer ist derjenige, der sich in das System im Backend einloggen kann.
Diese Benutzer erstellen Sie im Modul "Benutzer und Gruppen".
Manche Benutzer verfügen nur über sehr eingeschränkte Rechte.
Es könnte sein, dass Sie nur über Ihre E-Mail-Adresse Nachrichten versenden können.
Klicken Sie auf "+ BenutzerhinzufügenBenutzer hinzufügen", um einem Nutzer ein Postfach zur Verfügung zu stellen.
Es öffnet sich eine Drop-down-Liste, aus der Sie über den Loginnamen Login-Namen den Benutzer auswählen können
. Wenn Sie jetzt den Speichern-Button am unteren Ende der Seite klicken, sieht der Benutzer im Drop-down-Menü im Kommunikationsmanager sein Postfach.

Über eine einen Klick auf "+ Benutzer-Gruppe hinzufügen", können Sie auch Benutzer, die in einer Gruppe zusammengefasst wurden, ein Postfach zuweisen.
Benutzergruppen erstellen Sie auch im Modul "Benutzer und Gruppen".


Doppelungen der Postfächer 

Sind alle Postfächer erstellt, so gibt es manchmal Konflikte mit den Einstellungen. So könnten Sie eine Mailbox für "celanio GmbH (welcome@celanio.com)" in den Basisdaten als zusätzliches Postfach erstellen. Aber Sie als Backend-User haben auch als Kontakt die E-Mail "Mustermann (welcome@celanio.com)". Im Standardfall ist die Einstellung so, dass Ihre Benutzer-E-Mail mit dem Absendernamen des Kontaktes auswählbar ist; der andere Absendername wird ausgeblendet (in dem Fall: celanio GmbH).
Aber die Authentifizierung wird über das zusätzliche Postfach erstellt, wenn diese definiert wurde. Mit anderen Worten, es wird über die zusätzliche Mailbox verschickt, weil die E-Mail-Adressen identisch sind, aber statt des Absendernamen "celanio support" wird Ihr Name mitgeschickt: "Mustermann".

Wünschen Sie eine andere Möglichkeit, können wir diese auch für Sie einrichten.
Eine andere Möglichkeit wäre:

  • Alle beide Postfächer zum Auswählen anzeigen.
  • Das zusätzliche Postfach mit richtigem Absendernamen anzeigen statt der E-Mail-Adresse mit dem Absendernamen des Backend-Users.